Усе через власника.
Ви особисто погоджуєте те, що мав би погоджувати керівник напряму.
Fractional C-level · Україна
Операційний директор на аутсорс: процеси тримаються на системі, а не на вас
Зовнішній операційний директор бере на себе щотижневе управління компанією: хто за що відповідає, як ухвалюються рішення і де застрягає робота між відділами. Власник перестає бути точкою, через яку проходить кожне питання.
Команда від 20 людейпоріг, коли процеси тримаються не на системі
1-3 дніна тиждень у вашій компанії
1 тижденьвід першої розмови до виходу
3 місяцімінімальний термін
Відповідаємо протягом одного робочого дня.
Компанія виросла, а керування залишилось ручним
Процеси на людях.
Людина йде у відпустку, і напрям стоїть, бо ніде не записано, як він працює.
Керівники в операційці.
Керівники напрямів самі закривають задачі і не встигають керувати.
Стики між відділами.
Одні й ті ж проблеми між продажами, виробництвом і підтримкою повторюються щомісяця, і ніхто за них не відповідає.
Наради без рішень.
Нарада є, а після неї ніхто не фіксує, хто, що і до коли робить.
Три пункти з п'яти - це не проблема конкретних людей. Це незакрите крісло операційного директора.
Коли до нас звертаються:
- виручка виросла, а управління залишилось як при 15 людях;
- власник хоче вийти з операційки, але до виконавчого директора компанія ще не готова;
- відкриваєте нову точку, філію, напрям або ринок;
- штатного операційного директора шукаєте третій місяць, а рішення потрібні зараз.
Операційний менеджер, консультант з процесів чи операційний директор на аутсорсі
Усі троє працюють з процесами компанії. Різниця в тому, на яке питання кожен відповідає і за що несе відповідальність.
| Операційний менеджер | Консультант з бізнес-процесів | Операційний директор ScaleUp | |
|---|---|---|---|
| На яке питання відповідає | Чи виконано задачу вчасно | Як мають бути влаштовані процеси | Хто за що відповідає щотижня і як компанія працює без вашого ручного втручання |
| Перед ким відповідає | Перед керівником, який ставить задачі | Перед замовником, за якість документів | Перед власником, за терміни, собівартість, якість і ваше навантаження |
| Що ви отримуєте | Закриті задачі і контроль графіків | Регламенти, карти процесів і KPI в документі. Впроваджуєте ви | Щотижневий ритм управління, метрики і зміни в щоденній роботі команди |
| Повноваження | Немає | Рекомендація | Рішення в погоджених з вами межах |
| Час на вашу компанію | Повний день у штаті | Проєкт на 2-6 місяців | 1-3 дні на тиждень, постійно |
| Хто керує керівниками напрямів | Ніхто | Ніхто | Операційний директор |
Чому це різні послуги. Операційний менеджер і консультант потрібні, і вони роблять свою роботу добре. Операційний директор працює разом з ними, а не замість них: консультант описує процес, менеджер стежить за задачами, директор відповідає за те, щоб система працювала щотижня. Ціна різниться, бо різниться обсяг відповідальності.
Порівняння зі штатним. Штатний операційний директор шукається 2-4 місяці і виходить на позицію без готової системи управління. Операційний директор на аутсорсі виходить за тиждень, працює з фіксованим мінімальним терміном, а побудована система залишається у компанії.
Що робить операційний директор у перші три місяці
Мінімальний термін - 3 місяці, і кожен з них закінчується конкретним результатом.
Місяць 1. Діагностика і карта відповідальності
Що робимо:
- інтерв'ю з власником і керівниками напрямів;
- які рішення щотижня проходять через власника;
- ключові процеси від заявки клієнта до оплати;
- де робота застрягає між відділами.
Що ви отримуєте наприкінці місяця:
- карту зон відповідальності: хто за що відповідає зараз і хто має;
- список 5-10 вузьких місць з оцінкою в годинах або грошах;
- план на 90 днів.
Рішення за вами: які вузькі місця беремо першими.
Місяць 2. Ритм управління
Що робимо:
- щотижнева нарада керівників з фіксацією рішень;
- 5-7 операційних метрик, які власник бачить щотижня;
- правила: що керівник вирішує сам, а що погоджує;
- опис 2-3 процесів, де компанія втрачає найбільше.
Що ви отримуєте наприкінці місяця:
- регламент щотижневого циклу управління;
- дашборд операційних метрик;
- матрицю повноважень керівників;
- першу щомісячну стратегічну сесію.
Рішення за вами: межі, в яких операційний директор і керівники вирішують без вас.
Місяць 3. Зміни в щоденній роботі
Що робимо:
- впровадження змін у вузьких місцях;
- перший план-факт по метриках;
- передача рутини керівникам або операційному менеджеру.
Що ви отримуєте наприкінці місяця:
- план-факт по метриках з поясненням кожного відхилення;
- список рішень, які перейшли з вашого рівня на рівень керівників;
- аргументоване рішення про наступний крок.
Рішення за вами: продовжуємо, наймаєте штатного COO чи систему далі тримає операційний менеджер.
Ритм роботи:
- 1-3 дні на тиждень у вашій компанії;
- щотижневий звіт по операційних метриках;
- щомісячна стратегічна сесія з власником;
- зв'язок у робочому месенджері в робочі дні.
Основну систему операційний директор будує за перші місяці, далі її може тримати операційний менеджер. Структура, регламенти і метрики залишаються у компанії в будь-якому разі.
Кому підходить операційний директор на аутсорсі, а кому ні
Підходить, якщо:
- команда від 20 людей або процеси між відділами вже не тримаються без вашого втручання;
- у компанії два і більше керівники напрямів;
- компанія росте або відкриває нові точки, філії чи напрями;
- ви готові делегувати рішення і дати доступ до цифр і команди;
- рішення ухвалює власник або CEO, а не комітет.
Не підходить, якщо:
- у вас уже є сильний операційний директор;
- потрібні регламенти в документі без впровадження: вам потрібен консультант на проєкт;
- потрібна людина, яка налаштує таск-трекер: вам потрібен операційний менеджер;
- чекаєте результату за місяць без змін у тому, як ухвалюються рішення;
- бюджет на операційну функцію ще не виділено окремо від власника;
- ви шукаєте роботу операційним директором. Вакансій немає, це сторінка послуги.
Формат співпраці
Мінімум 3 місяці
Обсяг, кількість напрямів і задач обговорюємо на першій розмові. Якщо ми вам не підходимо, скажемо про це там же.
- Мінімальний термін: 3 місяці. Після нього вихід у будь-який місяць.
- Що входить: план на 90 днів, регулярне управління операційною функцією, щотижнева звітність і щомісячна стратегічна сесія, керування командою і підрядниками напряму.
- Що окремо: ліцензії інструментів (CRM, таск-трекери) і розробка автоматизацій.
Операційний менеджер потрібен, і він робить свою роботу добре. Керівник рівня C-level, який ухвалює рішення і несе за них відповідальність, - це інша роль, ніж закриття задач.
Питання, які ставлять до першої розмови
Скільки коштує операційний директор на аутсорсі в ScaleUp?
Точна вартість залежить від кількості напрямів, розміру команди і днів на тиждень - називаємо суму одразу на першій 15-хвилинній розмові. Мінімальний термін співпраці - 3 місяці.
Чим операційний директор відрізняється від операційного менеджера?
Операційний директор (COO) - це керівник, який відповідає перед власником за те, як компанія працює щотижня: терміни, собівартість, якість і навантаження власника. Операційний менеджер виконує і контролює задачі, які йому ставлять. Операційний директор не замінює менеджера: директор будує систему управління, а менеджер тримає її щодня.
Скільки днів на тиждень працює зовнішній операційний директор?
Зовнішній операційний директор (fractional COO, part-time COO) у ScaleUp працює з компанією 1-3 дні на тиждень, тобто приблизно 32-96 годин на місяць. Формат розрахований на команди від 20 людей або компанії, де процеси між відділами вже не тримаються без власника. Кількість днів залежить від кількості напрямів і задач на перші 90 днів.
Що отримує компанія за перші три місяці роботи з операційним директором?
Перші три місяці роботи з операційним директором ScaleUp дають компанії чотири результати: карту зон відповідальності, регламент щотижневого циклу управління, дашборд із 5-7 операційними метриками і матрицю повноважень керівників. Наприкінці третього місяця власник отримує план-факт по метриках і список рішень, що перейшли на рівень керівників. Усі документи залишаються у компанії.
Чим операційний директор на аутсорсі відрізняється від консультанта з бізнес-процесів?
Операційний директор на аутсорсі відрізняється від консультанта з бізнес-процесів відповідальністю за впровадження. Консультант готує регламенти і карти процесів у проєкті на 2-6 місяців, а впроваджує їх сама компанія. Операційний директор 1-3 дні на тиждень веде нараду керівників, стежить за метриками і відповідає перед власником за те, що зміни працюють.
Які рішення операційний директор ухвалює без власника?
Операційний директор ScaleUp ухвалює без власника рішення в межах матриці повноважень, яку власник затверджує у другому місяці роботи: розподіл задач між відділами, пріоритети команди на тиждень, зміни в процесах і графіках. Стратегія, бюджет і рішення понад погоджені межі залишаються за власником або CEO (Chief Executive Officer, виконавчим директором).
Чи дешевше операційний директор на аутсорсі за штатного?
Операційний директор на аутсорсі в ScaleUp за вартістю порівнянний зі штатним керівником такого рівня. Різниця не в ціні, а в строках і ризику: вихід за тиждень замість 2-4 місяців пошуку, мінімальний термін 3 місяці замість довгого контракту і система, яка залишається у компанії.
Що відбувається після мінімального терміну у 3 місяці?
Після мінімального терміну у 3 місяці компанія обирає один із трьох варіантів: продовжити роботу з операційним директором ScaleUp, найняти штатного COO або передати систему операційному менеджеру і завершити співпрацю в будь-який місяць. Для найму ScaleUp допомагає скласти профіль кандидата. Структура, регламенти і метрики залишаються у компанії в будь-якому разі.
Почнемо з 15 хвилин
Розберемо вашу ситуацію, назвемо крісло, якого не вистачає, і скажемо прямо, чи можемо бути корисні. Без презентацій і без зобов'язань.
Не впевнені, що почати треба з операцій?
- Власник хоче вийти з операційки повністю: виконавчий директор.
- Звітність запізнюється, а бюджетом ніхто не керує: фінансовий директор.
- Керівники не встигають керувати командами: HR-директор.
- Виручка стоїть, а маркетинг звітує метриками: директор з маркетингу.